Quando dieci anni fa ho iniziato a lavorare online, la transizione è stata dolorosa e difficoltosa dato che i miei clienti, troppo abituati ad avere sempre colloqui personali, resistevano al cambiamento.

Fortunatamente ho avuto molti suggerimenti da persone che lavoravano professionalmente nel campo, ed ogni consiglio, dal più semplice e quasi ovvio a quello più furbo e tecnico, si sono rivelati sorprendentemente utili ed efficaci.

Voglio condividere con te alcuni accorgimenti semplici ed allo stesso tempo importanti, per districarti nel mondo del lavoro on line, alcune delle quali riguardano principalmente il lavoro da casa, altre invece sono delle indicazioni generali per il lavoro online.

Partiamo dall’aspetto più importante…

Un incontro on line, ha dei lati positivi, per esempio: accorciare i tempi e permettere di essere più focalizzati. Alla stesso tempo, soprattutto se lavori a casa, è importante che Ti assicuri di avere delle routines quotidiane e dei rituali che baipassino la riduzione della percezione che i filtri dell’essere online provocano.

E’ fondamentale che Tu mantenga
a) La Tua solita energia anzi che Tu l’aumenti, dato che le persone che Ti incontreranno ti vedranno solo parzialmente e Ti sentono lontano e percepiscono più distante.
b) La solita professionalità.
c) Ancora più presenza fisica e mentale. Se non sai di cosa parlo, potrebbe esserTi utile una sessione di supporto di un coach professionista.

Se sei a casa, ricorda che non sei in vacanza! La disciplina è essenziale!
Datti degli orari bene precisi e rispettali, alzati presto, vestiti in maniera casuale ma professionale, purché non sia diversamente richiesto nel Tuo ambiente di lavoro.
A casa puoi sicuramente avere uno stile un po’ più rilassato, considera però che soprattutto in Italia, ancora per molte persone “l’abito fa il monaco”. Questo è un argomento che durante i nostri corsi di comunicazione suscita vivaci discussioni e commenti, quindi sii cauto, soprattutto con clienti nuovi!

Creati una vera e propria stazione di lavoro ( anche a casa, devi sentirTi in ufficio). Questo aiuta la Tua professionalità e Ti aiuta a creare un ritmo di lavoro. Se possibile fai in modo che sia una stanza che puoi chiudere a chiave. L’ultima cosa che Vuoi è che nel bel mezzo di una riunione importante o una discussione delicata, un Tuo familiare entri nella stanza, magari urlando! Alla fine un esempio illuminante che è diventato virale.

Non farTi distrarre dal cellulare, chiudi o silenzia le applicazioni del computer che non stai usando (soprattutto all’inizio o se tendi a farti distrarre). Chiudere tutte le applicazioni diventa assolutamente necessario durante una riunione o una sessione online. Gestisci accuratamente i social ( eh si lo puoi fare…).
Anche ciò che guardi oltre lo schermo è importante. Soprattutto se non Ti è possibile avere una stanza che chiudi a chiave, assicurati di avere una postazione lontana dalla porta, che Ti distragga meno possibile e se devi avere una conferenza evita che la porta (che non puoi chiudere a chiave) sia alle Tue spalle.

Cosa fare dei soprammobili durante una riunione?
Foto di famiglia, trofei ed altro Ti rendono solo più abbordabile ed umano, quindi va benissimo tenerli. Se ci pensi, ormai anche in molti studi professionali trovi appesi i disegni fatti dai figli, o qualche ricordo caro, nell’ottica di rendere l’ambiente più accogliente e familiare. Quindi lo stesso discorso riguarda anche se hai una sessione on line dell’ufficio o se stai lavorando da casa.
Fai però attenzione alla confusione, che può essere un elemento di distrazione per il Tuo interlocutore e che può dare l’impressione di mancata organizzazione. Dato che ciò che vede il Tuo interlocutore è limitato, fai in modo di dargli una visuale se possibile ordinata e piacevole. La vista su una pianta può aiutare.

Se scegli di avere la tua postazione dando le spalle ad una finestra, la cosa va benissimo considerando la questione sfondo che offri al tuo interlocutore. Potresti però avere dei problemi di troppa luminosità o di rifrazione sullo schermo. Anche se la questione luce e posizione della scrivania rispetto alla luce naturale e luce artificiale e quale luce scegliere, merita un approfondimento ulteriore e specifico, posso dirti di far attenzione alla quantità di luce che hai e al fatto che generi o meno ombre.
Il Tuo intento vuol essere quello di creare una situazione più vicina a quella di un incontro personale, quindi è importante che il Tuo viso sia ben visibile.

Quanto detto fino ad ora presuppone ovviamente che Tu debba od abbia deciso di avere delle video conferenze. Se la video conferenza non è un obbligo dato dal Tuo lavoro, considera anche di avere delle conversazioni telefoniche. Soppesa pro e contro della Tua decisione sia per Te che per il Tuo cliente.
La tecnologia dovrebbe servire ad agevolare la comunicazione ed aiutare il Tuo interlocutore nell’avere un’esperienza che vuole ripetere quindi è fondamentale.

Per prima cosa è importante scegliere un’applicazione facile, che sia facile da gestire e che Tu conosci bene, in modo da aiutarlo in caso di difficoltà. Ricorda che uno degli ostacoli più comuni che le persone hanno, è dato dalla poca familiarità con i mezzi tecnologici.

Se il Tuo interlocutore fa resistenza ad avere un incontro online, è importante che Tu capisca i Suoi dubbi e le Sue paure e poi che abbia una risposta che li aiuti a superarli. Per poter fare questo per prima cosa è necessario che Tu abbia risolto i Tuoi dubbi e paure, da una parte preparandoTi e dall’altra chiedendoTi cosa Ti può aiutare ad essere più sciolto e confidente. Per questa parte personale e di aiuto persuasivo, potrebbe esserTi utile frequentare un corso di comunicazione o persuasione, o chiedere l’assistenza di un coach professionista, che con un paio di sessioni, può portarTi sula strada giusta.

Quando sei online , con o senza video, hai meno elementi per comunicare (il non verbale è solo parziale) ed è più difficile creare rapporti.
La Tua attenzione, soprattutto quando tratti argomenti delicati, deve essere rivolta al principio a creare quel legame che Ti permette di trattare l’argomento.
Questo tema è degno di essere approfondito. In questa sede posso consigliarTi di portare l’attenzione al Tuo interlocutore, di ascoltarlo bene e di fargli domande pertinenti e precise di approfondimento.

Se hai bisogno di supporto sono a Tua disposizione.